Politique de confidentialité

Dernière révision : 1er février 2026

Objet

Public Outreach Group, faisant affaire sous le nom Engagement Public (« Public Outreach », « nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger les renseignements personnels et à les traiter de manière responsable, transparente et sécurisée.

La présente Politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons, conservons et protégeons les renseignements personnels lorsque des personnes interagissent avec nos services, y compris notre site Web, nos plateformes de dons et nos systèmes internes.

Cette politique s’applique aux donateurs, clients, visiteurs du site Web, employés, sous-traitants et candidats à un emploi.

Public Outreach se conforme aux lois applicables en matière de protection de la vie privée et des données, y compris :

• La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (LPRPDE)
• Les lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée
• Le RGPD du Royaume-Uni et la Loi de 2018 sur la protection des données du Royaume-Uni, le cas échéant
• Les lois pertinentes des États américains en matière de protection de la vie privée, le cas échéant

Renseignements que nous recueillons

Donateurs

Lorsque vous faites un don de bienfaisance par l’intermédiaire de notre plateforme PO Donate, nous pouvons recueillir :

• Le nom et les coordonnées (adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale)
• Les renseignements de paiement (détails de carte de crédit ou de compte bancaire, traités de manière sécurisée)
• Le montant, la fréquence et les détails de la transaction du don
• Les préférences en matière de communication et de consentement
• Les renseignements techniques (adresse IP, type de navigateur, renseignements sur l’appareil)

Clients et visiteurs du site Web

• Les coordonnées professionnelles
• Les communications et la correspondance
• Les données d’utilisation du site Web et les analyses
• Les données des témoins et des technologies de suivi

Employés et candidats à un emploi

• Les renseignements d’identification personnelle et les coordonnées
• L’historique d’emploi, les qualifications et les références
• Les renseignements relatifs à la paie, aux impôts et aux avantages sociaux
• Les coordonnées en cas d’urgence
• Les dossiers de performance, d’évaluation et de formation

Comment nous utilisons les renseignements personnels

Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels uniquement aux fins raisonnables et identifiées au moment de la collecte.

Donateurs

• Traiter les dons de bienfaisance au nom des organismes partenaires
• Émettre des confirmations de don et des reçus fiscaux
• Partager les renseignements des donateurs avec l’organisme de bienfaisance désigné
• Améliorer les services et les rapports en utilisant des données anonymisées ou agrégées

Clients

• Fournir et gérer les services
• Communiquer au sujet des projets et de la prestation de services
• Traiter la facturation et les paiements
• Améliorer l’efficacité opérationnelle et la qualité des services

Employés

• Gérer les relations d’emploi et contractuelles
• Traiter la paie, les avantages sociaux et les remboursements
• Respecter les obligations légales, réglementaires et contractuelles
• Soutenir les opérations commerciales internes

Fondement juridique du traitement

Les renseignements personnels sont traités sur la base d’un ou de plusieurs des fondements juridiques suivants, selon le cas :

• Consentement : Fourni au moment du don, de l’engagement de service ou de l’emploi
• Contrat : Traitement requis pour respecter les obligations contractuelles
• Obligation légale : Conformité aux exigences fiscales, en matière d’emploi et réglementaires
• Intérêts légitimes : Opérations commerciales, prévention de la fraude, sécurité des systèmes et amélioration des services (lorsque permis par la loi)

Partage et divulgation des renseignements

Renseignements des donateurs

Les renseignements des donateurs sont partagés uniquement avec l’organisme de bienfaisance spécifique sélectionné pendant le processus de don. Ce partage est divulgué au moment du don et confirmé par courriel.

Public Outreach ne vend, n’échange ni ne loue les renseignements personnels des donateurs à des tiers.

Fournisseurs de services

Nous utilisons des fournisseurs de services tiers de confiance pour soutenir nos opérations, y compris :

• SignNow – Signatures numériques et intégration
• ADP – Paie et gestion des renseignements sur les employés
• Egnyte – Stockage et partage sécurisés de fichiers

Ces fournisseurs sont contractuellement tenus de protéger les renseignements personnels, d’appliquer des mesures de sécurité appropriées et d’utiliser les renseignements uniquement aux fins autorisées.

Exigences légales et réglementaires

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels lorsque requis ou permis par la loi, une ordonnance du tribunal ou une autorité gouvernementale, ou lorsque nécessaire pour protéger les droits juridiques, la sécurité ou la sûreté.

Conservation et destruction des données

Plateforme PO Donate

Les dossiers complets des donateurs sont conservés pendant deux (2) ans.

Après deux ans, les renseignements personnels identifiables (RPI) et les données financières sensibles sont supprimés, tandis que les données anonymisées sont conservées à des fins de rapport et d’analyse.

Conservé (anonymisé) :

• Identifiant unique (GUID)
• Prénom seulement
• Type et montant du don
• Type de paiement (carte ou banque, sans les détails du compte)
• Données d’attribution marketing

Supprimé après deux ans :

• Coordonnées complètes
• Renseignements sur la carte de paiement ou le compte bancaire
• Dossiers historiques contenant des données sensibles
• Fichiers de répartition des clients
• Copies CCI des courriels de confirmation de don

Conservation des sauvegardes

Les données supprimées peuvent demeurer dans les systèmes de sauvegarde sécurisés pendant jusqu’à six (6) mois, après quoi elles deviennent définitivement irrécupérables.

Autres données

Les dossiers des clients et des employés sont conservés pendant la durée de la relation plus les périodes de conservation légalement requises (généralement sept (7) ans).

Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques appropriées à la sensibilité des renseignements, y compris :

• Le chiffrement des données en transit et au repos
• Une infrastructure de serveur sécurisée hébergée au Canada
• Des contrôles d’accès basés sur les rôles
• Des évaluations et des mises à jour de sécurité régulières
• Des procédures de sauvegarde sécurisée et de reprise après sinistre
• Une formation continue des employés en matière de protection de la vie privée et de sécurité

Bien que nous prenions des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels, aucun système ne peut être garanti comme étant complètement sécurisé.

Droits individuels en matière de protection de la vie privée

Sous réserve de la loi applicable, les personnes ont le droit de :

• Accéder à leurs renseignements personnels
• Demander des corrections
• Demander la suppression (sous réserve des obligations de conservation légales)
• Retirer le consentement pour le traitement non essentiel
• Recevoir leurs renseignements dans un format utilisable
• S’opposer à certaines activités de traitement
• Déposer une plainte auprès d’un organisme de réglementation de la protection de la vie privée

Les demandes peuvent être faites en contactant notre délégué à la protection de la vie privée à privacy@publicoutreachgroup.com.

Témoins et technologies de suivi

Notre site Web utilise des témoins et des technologies similaires pour :

• Activer les fonctionnalités essentielles du site Web
• Mémoriser les préférences des utilisateurs
• Analyser l’utilisation du site Web
• Améliorer la performance et l’expérience utilisateur

Les utilisateurs peuvent gérer les préférences en matière de témoins par le biais des paramètres du navigateur. Pour plus d’informations, veuillez consulter nos Paramètres des témoins.

Transferts internationaux de données

Les serveurs de Public Outreach sont situés au Canada. Certains fournisseurs de services peuvent traiter des renseignements à l’extérieur du Canada.

Lorsque des transferts internationaux ont lieu, nous utilisons des mesures de protection appropriées, y compris des protections contractuelles et des cadres de conformité, pour assurer des niveaux équivalents de protection des données.

Protection de la vie privée des enfants

Nos services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants.

Notification de violation de la vie privée

Si une violation de la vie privée présente un risque réel de préjudice important, nous :

• Contiendrons et évaluerons la violation
• Aviserons les personnes touchées comme l’exige la loi
• Ferons rapport au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
• Documenterons l’incident et les mesures correctives

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Les changements importants seront communiqués par les canaux appropriés et, lorsque requis, un nouveau consentement sera obtenu.

Coordonnées

Délégué à la protection de la vie privée

Courriel : privacy@publicoutreachgroup.com

Adresse : 203-260, rue Spadina, Toronto (Ontario) M5T 2E4

Téléphone : (888) 326-5535

Autorité de réglementation

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

30, rue Victoria, Gatineau (Québec) K1A 1H3

1-800-282-1376 | www.priv.gc.ca

Reconnaissance

En utilisant les services de Public Outreach Group, vous reconnaissez avoir lu et compris cette Politique de confidentialité.